Заключение прямых договоров с рсо если есть управляющая компания: Прямые договора с РСО при управляющей компании (УК) в 2022 году: Плюсы и минусы заключения соглашений с Ресурсоснабжающими организациями

Содержание

кому выгодно? – Центр ЖКХ и энергоэффективности

 

Прямые договоры за жилищно-коммунальные услуги стали возможны в нашей стране в апреле 2018 года. Тогда был подписан федеральный закон, который внес изменения в Жилищный кодекс. Собственники получили право выбирать, кому платить за воду, газ, электричество, отопление и вывоз мусора: напрямую поставщикам коммунальных услуг или через управляющую компанию либо ТСЖ. Какие же плюсы и минусы существуют в схеме прямых договоров с ресурсоснабжающими организациями (РСО)?

Переход на прямые договоры собственников жилья с ресурсоснабжающими организациями  означает, что собственники квартир напрямую, минуя бухгалтерию УК или ТСЖ, платят поставщикам коммунальных услуг. При этом жильцам приходит не одна квитанция, как происходит в случае единого платежного документа, а сразу несколько: один счет за воду, другой за тепло, отдельный – за вывоз мусора и так далее. Стоит помнить, что на прямые платежи нельзя перевести общедомовые платежи. Только поквартирные.

 

Заключение прямого договора с поставщиком коммунальной услуги – это право, а не обязанность. Если собственников устраивает, как управляющая организация ведет коммунальное хозяйство, нет претензий к платежным документам и качеству коммунальных услуг, переходить на прямой договор необязательно. Тогда жильцы могут задать резонный вопрос – зачем же нам тогда прямые договора? Ответ прост: если с поставщиками ресурсов управляющая компания и ТСЖ рассчитывается сама, а среди жильцов есть те, кто не платит, то в результате плату за них вносит УК, которая “снимает” деньги с других статей – прежде всего с обслуживания и ремонта. В итоге получается, что за неплательщиков расплачиваются добросовестные жители – их деньги могли бы пойти на замену входной двери в подъезде, установку светильников или утепление фасадов, но вместо этого растворились на счетах поставщиков ресурсов.

 

Даже если небольшой процент жильцов регулярно не платит, то управляющую компанию это постепенно ведет к банкротству, ведь поставщикам ресурсов нужно платить полную сумму.   На прямых договорах обычно настаивают порядочные управляющие компании – они хотят снять с себя обязанность платить “за того парня”. А УК, которые забирают себе деньги жителей и не передают их поставщикам ресурсов, напротив, в прямых договорах видят для себя угрозу. Но в таких случаях уже сами ресурсники могут инициировать переход на прямую работу с потребителями.

 

Для УК и ТСЖ главный положительный момент прямых договоров собственников жилья с РСО – отсутствие финансовой ответственности за неплательщиков,  должниками при такой схеме занимается ресурсоснабжающая организация.

 

Немаловажным фактором для учета в пользу перехода на прямые договора является осуществление перерасчета за отопление, которое осуществляется ресурсоснабжающими организациями автоматически в первом квартале, после сверки полученных результатов с фактически потребленным количеством тепла, в зависимости от того, сколько тепла потратил ваш дом в прошлом году.

 

Отдельные эксперты считают, что при прямых договорах с РСО также улучшится качество коммунальных услуг, поскольку получат больше средств, которые можно направить на модернизацию сетей, котельных или насосных станций. В пользу этой точке зрения специалисты приводят следующие цифры: средний уровень собираемости платежей УК и ТСЖ по стране составляет около 95%, а до РСО доходят порядка 80%.

 

Одновременно, прямые договоры собственников жилья с РСО позволят исключить невыгодные людям, а зачастую и просто мошеннические схемы, когда отдельные УК и ТСЖ накапливают средства собственников, не оплачивая поставленные РСО услуги.

 

При выборе прямой схемы оплаты ресурсоснабжающей организации добросовестный собственник будет платить поставщикам услуг напрямую и получать их в нужном объеме и качестве, а ТСЖ переводить деньги только на содержание и ремонт общего имущества дома. При этом стоит помнить, что за УК и ТСЖ остается обязанность содержать в надлежащем порядке инженерные сети и другое оборудование, относящееся к общему имуществу многоквартирного дома.

 

Но если все так хорошо, то почему же все не уходят от посредников в виде УК, ТСЖ и не начинают вести договоры напрямую? Как всегда, у любого решения есть не только плюсы, но и минусы. Поговорим о них.

  • Поставщики ресурсов не горят желанием вести договоры напрямую. Для них это трудозатратно – надо содержать расчетный центр, платить зарплату сотрудникам, следить за достоверностью сведений, например, показаний счетчиков. Кроме того, они тоже понимают, что часть жильцов не платят за коммуналку – кто-то поступает так регулярно, кто-то время от времени. И взыскать долги с них обычно сложнее, чем с управляющей компании.
  • Для населения переход на прямые договоры может вызвать проблему множества платежек, если нет единого расчетного центра. То есть каждый поставщик начнет выставлять свои счета, а их оплата в начале каждого месяца будет превращаться в квест – вместо единой платежки нужно будет разбираться с кипой квитков. Какой может быть плюс, если нужно пять раз платить за разные виды услуг? Одной квитанцией, конечно, удобней. Ви избежание указанной ситуации и создания удобства для населения при оплате за жилищно-коммунальные услуги, в том числе и взносов за капитальный ремонт в республике проводится работа по разработке сервиса «Объединенный платежный документ».    Это будет единый источник данных по оплате за ЖКУ в один клик в любом банке, платежном агенте на основе базы начислений жилищно-коммунальных услуг и взносов на капитальный ремонт. То есть даже в случае заключения прямых договоров с РСО у человека будет одна квитанция, в которой будут указаны данные всех поставщиков коммунальных ресурсов. Согласитесь, это очень удобно. Однако для успешной реализации данного проекта требуется активное, участие всех сторон: и ресурсоснабжающих организаций, УК и ТСЖ, а также жильцов многоквартирных домов.

 

 

С учетом указанных обстоятельств, собственникам жилья стоит очень внимательно взвесить все «за» и «против» при выборе способа оплаты ЖКУ. При этом стоит также оценить ситуацию, которая сложилась в конкретном многоквартирном доме. Прежде всего, мы говорим о платежной дисциплине собственников.

 

Если вы все-таки решили перейти на прямые договоры как инициировать этот процесс?

Согласно нормам Жилищного кодекса, принятым в 2018 году, инициировать переход на прямые договоры могут как сами жильцы, так и поставщики. Если собственники жилья в многоквартирном доме, делами которого заведует управляющая компания, решили изменить способ оплаты ЖКУ, то им необходимо проголосовать за это большинством голосов на общем собрании, а протокол отправить в ту или иную РСО, а также региональному оператору по обращению с твердыми коммунальными отходами (ТКО). Отдельно заключать письменные договоры с «ресурсниками» не требуется. Договор будет считаться заключенным по факту платежа по первой выставленной квитанции.

В свою очередь, РСО могут перейти на прямой договор с потребителями в доме с управляющей компанией только в том случае, если эта жилищная организация накопила большие долги. А именно, если задолженность УК перед РСО превышает две среднемесячные суммы (указанные величины прописываются в договоре ресурсоснабжения или в договоре на вывоз мусора).

С ТСЖ ситуация та же. Собственники также, как и в случае управляющей компании, могут перейти на прямые договоры с РСО, проголосовав за это на общем собрании, и поставщики ресурсов имеют право в одностороннем порядке прекратить отношения с ТСЖ-должником. Как по решению суда, так и без него – эти нюансы прописываются в тексте договора.

В завершение следует отметить, что переход на прямые договоры приведет к контролю собственника многоквартирного дома  над объемами и стоимостью предоставляемых ему коммунальных услуг, и как следствие будет стимулировать к рациональному и бережному использованию коммунальных ресурсов.

Работа по прямым договорам на сегодняшний день должна являться показателем готовности потребителей, РСО и УК к соблюдению платежной дисциплины и организованности в исполнении договорных обязательств, в том числе в части расчетов за коммунальные платежи. Для этого требуется повышение правовой грамотности граждан в сфере ЖКХ и воспитание ответственного собственника. При формировании  благоприятной, среды для заключения прямых договоров и активного участия в проекте «Объединенный платежный документ» всех участников рынка ЖКХ,  прежде всего, ресурсоснабжающих организаций и иных исполнителей,  совместными усилиями можно добиться повышения эффективности работы сферы ЖКХ путем предоставления качественных жилищных и коммунальных услуг потребителям.

 

 

 

Прямой договор: вправе ли ресурсоснабжающие организации требовать от управляющих домами данные жителей дома

При переходе МКД на прямые договоры управляющая организаций должна передать РСО сведения, необходимые для начисления платы и взыскания долгов за ЖКУ. Но у неё не всегда они есть. Разбираемся, какие данные управляющие домами обязаны направить новому исполнителю услуг и могут ли УО наказать за отсутствие таких сведений.

При переходе на прямой договор УО обязана передать РСО данные о жителях дома согласно ЖК РФ и Правилам № 354

После выхода Федерального закона от 03.04.2018 № 59-ФЗ о переходе собственников помещений в МКД на прямые договоры с РСО прошло почти четыре года. Но по-прежнему этот процесс, а также порядок взаимодействия УО и поставщика ресурсов вызывают вопросы.

Один из них – какими данными должны обмениваться управляющая организация и РСО. Эта информация нужна для начислений платы за коммунальную услугу, и новые исполнители услуг требуют её у УО и ТСЖ. В соответствии с п. 1 ч. 11 ст. 161 ЖК РФ управляющая многоквартирным домом организация предоставляет в РСО сведения, необходимые для расчётов.

Также в соответствии с п. 6 Правил № 354 УО и ТСЖ обязаны при переходе собственников на прямые договоры передавать в РСО сведения о документах, удостоверяющих личность каждого собственника или нанимателя помещений в доме. Сделать это необходимо не позднее, чем за 5 рабочих дней до дня начала действия прямого договора.

В соответствии с пп. «а» п. 69 Правил РФ № 354, исполнитель КУ, выставляя платёжный документ, должен указывать в нём в том числе адрес помещения, сведения о собственнике или нанимателе. При переходе на прямой договор у РСО таких сведений нет, и согласно Правилам № 354, она получает их от управляющей организации.

Обладать такими сведениями УО должна в силу ч. 3.1 ст. 45 ЖК РФ, поскольку ведёт реестр собственников помещений в МКД. Такой реестр содержит сведения, позволяющие идентифицировать потребителей:

  • фамилию, имя, отчество или полное наименование или ОГРН юридического лица;
  • номер помещения в многоквартирном доме, собственником которого является лицо;
  • сведения о размерах принадлежащих им долей в праве общей собственности на общее имущество собственников помещений в многоквартирном доме.

При этом УО вправе без согласия жителей МКД передавать их персональные данные новому исполнителю коммунальной услуги в силу ч. 2 ст. 6 № 152-ФЗ. При заключении прямого договора с собственниками помещений в МКД на оказание коммунальных услуг ресурсоснабжающая организация получает право на совершение действий с ПДн потребителей (п. 31 Правил № 354).

При прямом договоре РСО вправе требовать от УО информацию о потребителях

Как и в случае с идентификаторами должников, которые законодатели решили требовать у предприятий ЖКХ при подаче иска в суд, у управляющих организаций иногда нет личных данных жителей МКД, если собственники отказываются их предоставлять. Ресурсоснабжающие организации не всегда это учитывают и требуют от УО данные, в том числе через суд.

Например, в деле № А60-50327/2020 водоканал из Нижнего Тагила подал иск к одной из городских управляющих организаций, требуя в течение месяца передать ему сведения по 15 многоквартирным домам, позволяющие идентифицировать собственников помещений для начисления платы за коммунальные услуги.

Среди необходимой РСО информации были не только личные данные жителей, но и реквизиты документов, удостоверяющих личность, контактные телефоны и адреса электронной почты. УО должна была передать исполнителю услуг эти сведения, поскольку в этих МКД собственники приняли решение о переходе на прямые договоры с водоканалом. РСО неоднократно обращалась в компанию с претензиями, но управляющая организация так и не исполнила свою обязанность в полном объёме.

УО должна предпринять все зависящие от неё меры, чтобы получить данные о собственниках и передать их РСО

Управляющая организация в суде первой инстанции представила доказательства, что сделала всё от неё зависящее, чтобы предоставить РСО данные и выполнить требования законодательства:

  • Направила РСО все имеющиеся реестры информации о собственниках, технических характеристиках многоквартирных домов и сведениях о приборах учёта. Поскольку стороны не подписали акт приёма-передачи данных, УО повторно по обычной и электронной почте передала их водоканалу.
  • После получения искового заявления компания обратилась в уполномоченные органы, которые являются операторами данной информации, с просьбой о её предоставлении: в налоговые органы, Росреестр, управление МВД, городское управление ЖКХ, Пенсионный фонд. От всех ведомств УО получила отказ.
  • В платёжных документах, направленных собственникам помещений, управляющая организация указала на необходимость предоставления личных данных. Соответствующие объявления были размещены в подъездах МКД. Никто из жителей домов информацию не предоставил.

В суде УО сделала акцент на том, что иных возможностей получить данные, которые требует у неё РСО, нет. Водоканал в суде настаивал на том, что компания должна собрать паспортные данные собственников во время проведения общего собрания.

УО не вправе проводить ОСС для получения личных данных собственников для передачи их РСО

Суд первой инстанции встал на сторону управляющей организации:

  • Сбор паспортных данных собственников не является основанием для проведения ОСС, и у УО нет такой обязанности.
  • Вся информация о собственниках, которой располагала УО, в РСО уже передана. Это дополнительно указывало на отсутствие со стороны компании умысла или уклонения от исполнения соответствующей обязанности.
  • Управляющая организация предприняла все исчерпывающие меры для получения информации. РСО не представила доказательств, что у ответчика есть иные данные, кроме уже направленных ей, или источники, где он точно может её получить.

Первая инстанция иск отклонила, и водоканал направил жалобу в апелляционный суд. Поставщик коммунальных услуг указал, что УО может получить персональные данные непосредственно от собственников, в том числе при проведении ОСС. К тому же компания не доказала, что жители МКД отказались предоставить данные.

Апелляционный суд повторил выводы коллег о том, что проведение ОСС с произвольной повесткой или просто по желанию управляющей организации, для сбора персональных данных, невозможно. УО уже сделала всё, что от неё зависело, чтобы их получить.

Спор переместился в кассационный суд, где водоканал продолжил настаивать, что УО не только могла, но и была обязана предоставить недостающие сведения. Получение информации возможно непосредственно у собственников – в ходе деятельности по управлению МКД. Отказы различных ведомств не свидетельствуют о принятии достаточных мер по получению информации. Но кассационная инстанция не нашла нарушений в решениях коллег.

Верховный суд России отказался рассматривать жалобу РСО. Он подтвердил, что у управляющей организации нет источников, где она может получить запрашиваемую водоканалом информацию, если жители МКД отказались её предоставить.

РСО не вправе требовать от УО персональные данные, если собственники отказались их предоставить

Ситуация, описанная в деле № А60-50327/2020, типичная: управляющие организации не всегда обладают полным перечнем данных, которые законодательство требует передать в РСО при переходе на прямые договоры. Действия УО – ответчика по описанному спору могут стать инструкцией к действию для компаний, попавших в схожие условия.

Чтобы подтвердить РСО и суду, что УО сделала всё возможное для получения информации о собственниках, нужно:

  1. Письменно обратиться во всевозможные инстанции, которые располагают личными данными жителей МКД, и сохранить копии обращений, доказательства, что они были направлены, и отказы ведомств.
  2. Направить собственникам и нанимателям помещений запросы о предоставлении их личных данных со ссылками на НПА. Это можно сделать тем же способом, что использовала УО из Нижнего Тагила: разместив уведомления на платёжных документах и информационных стендах в подъездах или иным способом. Обязательно сохраните подтверждения таких действий: фото стендов, копии счетов и писем.
  3. Собрать всю информацию, что есть у УО по списку, указанному в Правилах № 354, и передать её в РСО по акту.

Как показывает дело № А60-50327/2020, этого будет достаточно, чтобы управляющая организация доказала, что сделала всё, что могла, чтобы получить необходимые сведения. Если собственники отказываются их предоставить, то, как отметил Верховный суд РФ, взять их больше негде. В таком случае РСО не вправе требовать от УО эти данные или провести ОСС для их получения, а суды – наказать компанию за их отсутствие.

Ольга Шевлягина Главный редактор

Полезная статья?

Поделитесь с коллегами и друзьями

Подпишитесь на рассылку

Еженедельно получайте новости сферы ЖКХ, советы по управлению МКД и заполнению ГИС ЖКХ.
Выберите почту, на которую вам удобно получать рассылку, присоединяйтесь к 73 221 подписчику

Получать на @Mail. ru Получать на @Yandex.ru Получать на @Gmail.com Получать на мою почту

Статьи по теме

Вправе ли застройщик заключать прямые договоры в новостройках

Новый выпуск онлайн-журнала «ЖКХ: Мечты сбываются» Елена Шерешовец посвятила вопросу о заключении прямых договоров в новостройках с момента сдачи дома в эксплуатацию и правах застройщика в этом процес…

О порядке взаимодействия 

УО и РСО при переходе на прямые договоры

31 июля 2019 вступило в силу ПП РФ № 897, которое регулирует отношения управляющих и ресурсоснабжающих организаций при переходе на прямые договоры. С выходом документа у управляющих появились вопросы,…

Как перейти на прямые договоры при нецентрализованной системе 

ГВС

В новом выпуске онлайн-журнала «ЖКХ: мечты сбываются» глава Экспертного совета Ассоциации «Р1» Елена Шерешовец дала рекомендации, что учесть при проведении общего собрания собственников для перехода н…

Процесс подписания договора аренды для арендодателей и арендаторов

 

Каков стандартный процесс подписания договора аренды между арендодателем и арендатором?

Договор об аренде – это официальный договор между арендатором и владельцем недвижимости или представителем владельца, например, управляющим недвижимостью, в котором излагаются условия проживания в сдаваемой в аренду недвижимости в обмен на арендную плату.

Чтобы договор аренды был действительным, его должны подписать обе стороны. В зависимости от законов вашего штата, если управляющий недвижимостью представляет владельца, владелец может быть указан или не указан в договоре аренды.

Устное соглашение об аренде

Часто устное соглашение об аренде считается законным и обязательным на один год. Если арендатор въезжает, и вы принимаете арендную плату, то у вас есть обязательная ежемесячная аренда. Всегда полезно иметь письменное соглашение об аренде, даже если ваш родственник проживает с вами всего несколько месяцев. Письменные соглашения сослужат вам хорошую службу, если ситуация ухудшится и вам нужно, чтобы арендатор съехал.

Подписание письменного договора аренды

Ниже представлен процесс подписания договора аренды, включая сведения о том, кто должен подписывать договор аренды, кто подписывает договор первым, кто получает копию договора аренды и к кому обращаться с вопросами об аренде.

Процесс подписания договора об аренде

Подписание договора об аренде может осуществляться лично или через Интернет до того, как вы переедете в новую квартиру. Если вы подписываете договор аренды в присутствии арендодателя или управляющего недвижимостью, они должны обсудить с вами все важные условия. Убедитесь, что вы задаете вопросы и понимаете эти части договора аренды.

Если вы подпишете договор об аренде онлайн, с помощью электронной подписи, вы сами сможете прочитать документ и понять все, на что вы соглашаетесь. НЕ рассматривайте подписание договора аренды как флажок «Условия обслуживания». Договоры аренды являются очень важными юридическими документами.

Менеджеры и арендодатели, которые не используют электронные подписи, могут отправить арендаторам договор аренды по почте, если они не могут встретиться, чтобы лично подписать договор аренды до заселения. Если вы отправляете договор аренды по почте, некоторые менеджеры могут потребовать, чтобы арендатор заверил подпись нотариально. Кроме того, договор аренды может быть отправлен арендатору по электронной почте или в текстовом сообщении, арендатор может распечатать договор аренды, подписать его, а затем отправить обратно менеджеру или владельцу.

Кто подписывает договор аренды?

Договор аренды должен быть подписан всеми взрослыми, проживающими на территории, а также управляющим недвижимостью или арендодателем. Если поручитель является частью договора аренды, он должен подписать договор аренды вместе с арендатором.

Кто первым подписывает договор аренды?

Рекомендуется сначала подписать договор аренды с арендаторами. Это особенно важно, если договор аренды подписывается без присутствия владельца или менеджера.

Почему арендатору так важно сначала подписать договор аренды?

Рассмотрим этот анекдот из Washington Post : супружеская пара отправила письмо об аренде потенциальным арендаторам для подписания. Владельцы отправили договор аренды по почте после того, как подписали его сами, но столкнулись с радиомолчанием со стороны потенциальных арендаторов. Поскольку они уже подписали договор аренды, они просто ждали ответа от арендаторов, но ничего не услышали. В течение этого времени они не могли просто сдать недвижимость другому заявителю, потому что первоначальные арендаторы могли прийти с подписанным первоначальным договором аренды. Пока пара ждала, недвижимость оставалась незанятой и не приносила арендного дохода. Если бы пара отправила неподписанную копию, они могли бы сдать недвижимость в аренду другой стороне, поскольку договор аренды не будет действительным без подписи владельца.

Вот краткий обзор хорошей процедуры отправки договора аренды арендатору:

  1. Владелец или управляющий отправляет неподписанный договор аренды утвержденному заявителю на аренду.
  2. Заявитель просматривает договор аренды, подписывает договор аренды, соглашаясь с условиями, и отправляет его обратно владельцу/управляющему. Возвращая подписанный договор аренды, они принимают предложение сдать недвижимость в аренду.
  3. Владелец/управляющий получает подписанный договор аренды и также подписывает договор. В это время, когда обе стороны подписали договор аренды, договор считается обязательным для условий, изложенных в соглашении.
  4. Обе стороны получают копию подписанного договора аренды.

Кто получает копию договора аренды?

Каждый, кто подписал договор аренды, должен получить копию договора. Арендаторы должны хранить свои копии в надежном месте, чтобы при необходимости обращаться к ним в течение всего срока аренды. Некоторые управляющие недвижимостью или арендодатель могут взимать с арендатора плату за получение дополнительной копии договора аренды.

С помощью хорошего программного обеспечения для управления недвижимостью копии договоров аренды можно хранить в Интернете и предоставлять арендаторам для доступа в любое время на портале для арендаторов.

Управляющие и арендодатели должны хранить отличные копии подписанных договоров аренды. Рекомендуется иметь копии договоров аренды для прошлых арендаторов, по крайней мере, до истечения срока давности аренды.

В зависимости от соглашения об управлении и любых местных законов управляющий недвижимостью может или не может предоставить копию договора аренды владельцу недвижимости.

Юридическая проверка

Если у вас есть вопросы об условиях аренды или процессе подписания договора аренды, вам следует обратиться к лицензированному юристу, знакомому с законами вашего штата об арендодателе и арендаторе, для проверки вашего договора. В каждом штате существуют разные требования к тому, что может и что не может быть включено в законную аренду.

Чем отличается договор аренды от договора аренды?

Закон о поиске дает следующее разъяснение относительно разницы между договором аренды и арендой: аренда, может относиться к краткосрочному договору аренды. Срок может быть на любое количество времени, но наиболее распространена помесячная аренда. Каждый месяц договор аренды автоматически продлевается на новый срок, если только арендодатель или арендатор не прекратит аренду, направив письменное уведомление за 30 дней. Изменения условий договора аренды могут быть внесены путем направления соответствующего письменного уведомления.

Договор аренды, также известный как договор с фиксированным сроком, позволяет арендатору арендовать недвижимость на определенный срок. Большинство договоров аренды заключается на шесть месяцев или год. Условия неизменны во время аренды, если арендатор не согласен с изменениями. В отличие от договора аренды, договор аренды не продлевается автоматически после расторжения. Вместо этого аренда становится помесячной арендой, если арендодатель позволяет арендатору оставаться в арендуемом помещении и платить арендную плату после окончания срока аренды.

*Эта статья была обновлена ​​с учетом актуальной информации по состоянию на июль 2020 года.

  • Нужно ли мне программное обеспечение для управления недвижимостью?
  • Формы арендодателя для аренды: договоры аренды, уведомления, раскрытие информации и многое другое

    • Руководство по фондам

    RSO | Клубы и организации

    В партнерстве с Офис Контролера (Контролера) , Студенческие организации и мероприятия (SOA) служит финансовым центром для признанных студенческих организаций (RSO) . SOA и Контролер обслуживают признанные студенческие организации по телефону:

    • обработка транзакций;

    • помощь офицерам в выполнении их финансовых обязанностей;

    • помощь организациям в поддержании их деятельности в хорошем финансовом состоянии;

    • содействие преемственности между финансовыми служащими и их преемниками;

    • предоставление признанным организациям средств для использования средств и услуг Университета; и

    • поддержание и соблюдение фидуциарных принципов в качестве управляющих средствами студенческих организаций;

    Любые вопросы, касающиеся повседневных операций или других функций RSO, можно посетить или связаться с SOA.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Студенческие организации факультета (DSO) не признаются, поэтому следующая информация не применяется. DSO должны работать с бизнес-центром своего отдела для получения финансовой поддержки.

    Руководство по фондам RSO Скачать

    Фонд университетской студенческой организации (USO)

    Что такое фонд USO?

    Фонды USO создаются для ведения бизнеса университетской студенческой организации (USO) и должны управляться должностными лицами USO. Средства, содержащиеся в фонде USO, являются собственностью OSU, и учет фондов USO ведется в финансовой информационной системе Университета. Все финансы USO должны управляться через фонд USO.

    Что такое номер индекса?

    Индексный номер назначается для ссылки на ваш фонд USO — это ключевая информация, которая позволяет университету идентифицировать ваш фонд и используется для всех финансовых операций в кампусе. Ваш порядковый номер будет начинаться с MSO, за которым следуют 3 символа, и он доступен через панель инструментов клуба в базе данных RSO (Ideal-Logic).

    Использование фонда

    Фонды USO должны управляться и использоваться студенческими офицерами организации, при этом для каждого фонда требуется минимум два (2) и до пяти (5) уполномоченных лиц (Примечание: преподаватели и сотрудники не могут выступать в качестве уполномоченных лиц, подписывающих на USO средства). Все средства USO должны храниться в фонде USO, а расходы требуют надлежащей подтверждающей документации для обеспечения надлежащего учета средств.

    Запрос фонда USO

    1. Установите или повторно активируйте признание OSU вашей организации через SOA.
    2. После признания любой действующий офицер может подать запрос на создание фонда USO, доступного через панель инструментов клуба в базе данных RSO (Ideal-Logic). После подачи может пройти до четырех недель, прежде чем фонд станет активным. Если организации необходимо вести бизнес до того, как фонд был активирован, временный фонд может быть использован в промежуточный период.
    3. USO будет проинформирован о том, когда новый фонд будет готов к использованию, а также о присвоенном ему индексном номере.

    Назначение уполномоченных подписывающих лиц

    Уполномоченный подписывающий — это сотрудник, которому предоставлено право приобретать товары и услуги от имени RSO и который имеет доступ к финансовой информации, связанной с индексом RSO. Один из основных контактных лиц RSO может отправить форму авторизованного подписывающего лица через панель инструментов клуба в базе данных RSO (Ideal-Logic), чтобы добавить, обновить или удалить уполномоченного подписывающего лица для группы. Те, кто добавлен в качестве новых подписывающих лиц, получат электронное письмо с просьбой согласиться с условиями авторизованного подписывающего лица и пройти обучение для авторизованного подписывающего лица. Когда сотрудник согласен с условиями и завершает обучение, его статус подписанта будет авторизован.

    Ведение остатков в фонде УСО

    На уполномоченных подписантов вашей организации была возложена большая ответственность за финансовое управление и ведение документации вашей группы. При выполнении обязанностей финансового директора важно всегда иметь четкое и точное представление о финансовом состоянии организации.

    Студенческим организациям рекомендуется вести независимые финансовые отчеты и использовать отчет о деятельности для проверки своих внутренних документов. Овердрафты (отрицательные остатки) не допускаются в фонде USO. Уполномоченные подписывающие лица несут ответственность за обеспечение средств до того, как понесут расходы, а ответственность за устранение дефицита остается за организацией. Если фонд действительно имеет дефицит, SOA «заморозит» фонд, и дальнейшие транзакции не будут разрешены до тех пор, пока дефицит не будет устранен. Неспособность устранить отрицательный баланс в течение 30 дней с момента уведомления приведет к потере признания университета до тех пор, пока дефицит не будет устранен.

    Финансовые отчеты

    Финансовые отчеты по каждому фонду USO доступны на сайте https://core.oregonstate.edu. Настоятельно рекомендуется, чтобы организации пересматривали деятельность своих фондов USO не реже одного раза в месяц, чтобы согласовать фонд со своими собственными записями. При обнаружении каких-либо нарушений как можно скорее свяжитесь с SOA. Если в финансовом отчете есть несоответствие, студенческая организация должна будет устранить это несоответствие до закрытия финансового года (примерно до второй недели июля). После закрытия финансового года исправления вноситься не будут.

    Ограничения на использование средств

    Средства USO нельзя использовать ни для одного из следующих действий:

    • Алкоголь, марихуана или другие наркотики
    • Благотворительные пожертвования организациям за пределами Университета
    • Коммерческая деятельность
    • Незаконная деятельность
    • Политическая предвыборная деятельность – адвокация за или против кандидата на выборные должности на федеральном уровне, уровне штата или на местном уровне; адвокация за или против принятия законодательства на федеральном уровне, уровне штата или местном уровне путем обращения или призыва общественности связаться с членами или сотрудниками законодательных органов; и выступая за или против квалификации или принятия инициативы голосования на уровне штата или местного самоуправления. Это не исключает использования средств в связи с деятельностью, связанной с обсуждением политических вопросов или выражением политических или спорных точек зрения.
    • Религиозные упражнения/прямая поддержка религиозного культа. Этот запрет не препятствует использованию средств Университета в связи с деятельностью, связанной с выражением религиозных взглядов, а также не препятствует группам, занимающимся религиозным культом, получать финансирование для другой деятельности.
    • Стипендии
    • Заработная плата персонала   

    Закрытие фонда USO

    Студенческие организации могут в любое время официально закрыть фонд USO. Чтобы полностью закрыть фонд USO, все непогашенные платежи должны быть погашены, а любые оставшиеся средства могут быть переведены в другой фонд USO или индекс университета/фонда.

    Чтобы закрыть фонд USO, форма запроса на закрытие фонда должна быть отправлена ​​​​через панель инструментов клуба в базе данных RSO (Ideal-Logic) и подписана как минимум двумя уполномоченными лицами.

    Денежные поступления

    Все средства, генерируемые USO, должны быть переведены в фонд USO. Все средства, включая наличные и чеки, должны быть доставлены в AABC, расположенный в SEC 350, как можно скорее, чтобы с ними ничего не случилось. Если у вас выходные или вечернее мероприятие и вам нужно хранить деньги в надежном месте до открытия бизнес-центра, обратитесь в SOA, чтобы определить альтернативу хранения.

    Пожалуйста, предпримите следующие шаги, чтобы ускорить процесс получения денежных средств:

    • Чеки/Денежные переводы : Все чеки должны быть оплачены Университету штата Орегон. Чеки, выписанные студенческой организации или третьим лицам (т. е. подлежащие оплате физическому лицу или НАЛИЧНЫМИ), не могут быть переведены в фонд USO студенческой организации. Ответственность за любые возвращенные чеки несет студенческая организация.
    • Индексный номер: Этот номер важен и обеспечивает правильность перевода денег в фонд. Эта информация потребуется для завершения перевода.
    • Валюта: Разделите купюры по достоинству и положите их все в одном направлении. У вас должен быть общий счет денег, которые будут добавлены в ваш фонд, и промежуточный итог по каждой категории (валюта, монеты и чеки). Включите суммы в итоговую запись кассовых чеков. Иностранная валюта не может быть включена в эти операции.

    Завершение операции получения наличных

    Учащийся заполняет бланк учета кассовых чеков со своей информацией. Будет выдана квитанция, и студенческая организация несет ответственность за сохранение квитанции в качестве подтверждения и должна быть сохранена для последующей сверки с вашими отчетами о средствах.

    Присвоение кодов счета доходов

    Член USO будет присваивать код дохода каждой транзакции получения наличных денег. Коды счетов доходов идентифицируют средства, переведенные в фонд вашей организации. Они широко используются в ежемесячных финансовых отчетах университета, которые доступны для каждого фонда USO. Эти отчеты ежемесячно отражают доходы и расходы вашей группы. При заполнении приходно-кассовой ведомости выберите наиболее подходящий расчетный код из списка ниже:

    • 06002 ‐ Продажи
    • 06033 – Продажа одежды
    • 06034 ‐ Продажа подарков и новинок
    • 06432 ‐ Общая приемная по продаже билетов
    • 06901 – Прочие доходы от продаж и услуг
    • 08001 – Прочие поступления

    Кредиторская задолженность может по своему усмотрению обновлять коды счетов по мере необходимости, чтобы привести их в соответствие с надлежащим кодированием доходов. USO будет уведомлен, когда код счета будет изменен с необлагаемого на налогооблагаемый. Кредиторская задолженность может уведомлять USO в других случаях, если это необходимо для справки USO.

    Электронные денежные переводы и электронная коммерция

    Университет штата Орегон использует инструмент под названием Touchnet для обработки электронных платежей с использованием кредитной карты. USO могут получить доступ к этому ресурсу через базу данных RSO (Ideal-Logic) для сбора взносов, регистрации на мероприятия / продажи билетов и, с ограниченным сроком действия, продажи товаров в Интернете. USO, желающие использовать инструменты и ресурсы электронной коммерции, должны работать с SOA для утверждения и настройки.

    Электронные переводы средств (EFT) — PayPal, Venmo, Cash App, Apple Wallet или аналогичные поставщики — не могут использоваться для перевода средств в фонд USO, и использование USO запрещено.

    Запрос платежа

    Запрос на платеж собирает важную информацию, необходимую для обработки платежа, включая порядковый номер, код(ы) расходов, контактную информацию получателя платежа, обоснование платежа и подтверждающую документацию. Платежные запросы должны быть утверждены уполномоченным лицом USO, и ни один из подписывающих лиц не может отправлять форму для платежа самому себе. Ниже приведены доступные способы использования средств USO для оплаты товаров и услуг.

    Платеж на внешний источник: https://beav.es/5mu

    Оплата внутри OSU: https://beav.es/5WQ

    Перевод ваучера журнала

    Студенческие организации могут запросить оплату товаров или услуг в отдел OSU или RSO напрямую через перевод ваучеров журнала, который будет переводить средства в электронном виде из одного индекса в другой. Чтобы запросить перенос ваучера журнала, необходимо отправить запрос на оплату, который должен включать индекс оплачиваемого отдела. Если отделу возмещаются расходы, индекс, из-за которого возникли расходы, должен быть индексом, по которому возмещаются расходы. Обработка перевода может занять до 5 рабочих дней.

    Платежи поставщикам

    Студенческие организации могут запросить оплату товаров или услуг непосредственно поставщику, не входящему в OSU. Чтобы заплатить поставщику, не являющемуся OSU, необходимо отправить запрос на платеж со следующими данными для обработки платежа.

    • *Счет-фактура с указанием следующего:

      • Название и адрес компании/получателя платежа
      • Заказанный товар
      • Общая сумма к оплате

    ПРИМЕЧАНИЕ. Сметы, расценки, подтверждения питания или другие формы, в которых не указано, что это счет-фактура, приниматься не будут.

    • Любое приложение, которое должно сопровождать платеж

    Время обработки зависит от:

    • Своевременная подача документации
    • Условия оплаты поставщику; и
    • Статус продавца в финансовой информационной системе университета.

      • Если поставщик не был настроен в финансовой информационной системе, потребуются дополнительные шаги для его настройки. Продавец получит электронное приглашение с запросом информации, необходимой для осуществления платежа. Время обработки платежа будет зависеть от отзывчивости поставщика.

    Для контрактных услуг контракт должен быть рассмотрен и обработан Университетом штата Орегон от имени USO, прежде чем платеж может быть выдан. USO не разрешается подписывать контракты и должны немедленно обратиться в SOA за поддержкой, как только будет определена необходимость заключения контракта.

    Кредитная карта (Pcard)

    USO могут запросить доступ к Pcard для приобретения товаров и услуг. Карты предназначены для общего пользования и предназначены для проверки и возврата сразу после завершения покупки. Для использования Pcard требуется следующее:   

    • Запросы Pcard доступны через запрос платежа в базе данных студенческих организаций (Ideal-Logic).

    • Если эта покупка связана с клубным мероприятием/мероприятием, необходимо представить План деятельности/отчет до того, как карта будет одобрена для использования.

    • Если деятельность привязана к гранту SOA, грант необходимо утвердить до того, как карта будет одобрена для использования.

    • Поставщик должен:  

    • Принимайте кредитные карты.

    Карты можно использовать следующим образом: 

    1. Профессиональные сотрудники SOA закупают товары для клуба.

    1. Сотрудник клуба посетит офис SOA, чтобы приобрести предметы на офисном компьютере.

    1. Проверьте Pcard для покупок в магазине в Корваллисе или близлежащем районе.

    • Рекомендуется подавать запрос как минимум за 24 (рабочих) часа до того, как вам нужно будет использовать карту.

    • Использование Drop-in доступно при наличии карты и наличии персонала во время посещения.

    • Карта должна быть использована и возвращена в течение согласованного окна регистрации отъезда.

    1. Ознакомьтесь с Pcard для клубных поездок.

    Примечание. Все товары, продаваемые продавцом, имеют код продавца. OSU блокирует некоторые торговые коды из соображений финансовой безопасности. Это не означает, что мы не можем завершить вашу покупку с помощью Pcard, но SOA может потребоваться дополнительное одобрение перед совершением покупки. К сожалению, заранее узнать, что будет заблокировано, невозможно. Если ваша покупка заблокирована, SOA придется ждать одобрения, прежде чем повторить попытку покупки. Учитывая эту информацию, мы настоятельно рекомендуем вам отправить эту форму как можно раньше, чтобы обеспечить достаточно времени для утверждения, если это необходимо.

    Вот видео с дополнительной информацией: https://beav.es/5m6

    Возмещения

    USO может возместить члену группы, который оплатил расходы организации из собственного кармана. Уполномоченный подписывающий, подающий запрос на оплату, не может быть лицом, которому возмещаются расходы. Все оригинальные квитанции (без дубликатов) должны быть приложены к платежному запросу. Приемлемые квитанции должны включать:  

    • Название компании, в которой были приобретены товары

    • Описание приобретенного товара/услуги

    • Квитанция/подтверждение платежа 

    Возмещение будет произведено не менее чем через 5 дней после подачи платежного требования и необходимой документации. Время обработки варьируется в зависимости от статуса человека в финансовой информационной системе университета. ПРИМЕЧАНИЕ. Международные транзакции будут управляться в каждом конкретном случае.

    ПРИМЕЧАНИЕ. OSU не возмещает расходы лицам, которые заплатили другому лицу за услуги, оказанные группе. Лицо, оказывающее услуги USO, должно получать оплату напрямую, чтобы обеспечить надлежащую налоговую отчетность.

    Аванс наличными/чеком

    Денежные авансы предлагаются только по мере необходимости, когда/если другие средства не могут быть использованы для приобретения товаров и услуг. Если вы считаете, что вам нужен аванс наличными, свяжитесь с SOA для обсуждения. В случае утверждения аванса вариант запроса аванса будет доступен через форму запроса платежа в базе данных RSO (Ideal-Logic). После этого уполномоченный подписывающий должен отправить форму предварительного запроса 9.0003

    • Авансы ограничены суммой в 400 долларов. Запросы на более крупные суммы будут рассматриваться в индивидуальном порядке и требуют предварительного одобрения SOA. Эти запросы должны быть запрошены по крайней мере за 3 недели. Авансовые платежи на сумму более 400 долларов США будут предоставляться только чеком или прямым депозитом, а не наличными.
    • Студенческая организация может иметь не более одного (1) непогашенного денежного аванса на организацию в данный момент времени.
    • Из-за процедур закрытия финансового года OSU аванс не предоставляется в течение июня, и все сверки должны быть завершены к 31 мая.
    • Сверка требуется для всех авансов, что означает, что доказательства платежа (квитанции) представляются для всех использованных средств путем заполнения формы предварительной сверки, заполненной через базу данных RSO (Ideal-Logic).

      • СОХРАНЯЙТЕ ВСЕ ЧЕКИ по расходам и прикрепите к форме предварительной сверки. Это должны быть ОРИГИНАЛЫ квитанций, а не копии.
      • Если удовлетворительная форма сверки не будет подана, фонд может быть заморожен, а аванс может быть сообщен как налогооблагаемый доход студенту, получившему аванс.
      • Неизрасходованные деньги должны быть возвращены в фонд УСО.
      • Если было потрачено больше денег, чем запрошено, учащийся может получить компенсацию из фонда USO за дополнительные расходы через Запрос на оплату.

    Заявление об утере квитанции

    В случае утери квитанции физическое лицо может заполнить аффидевит об утере квитанции. Эта форма доступна через процесс платежного запроса в базе данных RSO и должна быть одобрена SOA. Использование этой формы вместо квитанций должно быть редким.

    Присвоение кодов счетов расходов

    Уполномоченный подписывающий будет присваивать каждой покупке код расхода. Код счета расходов определяет тип транзакций, сделанных из фонда вашей организации. Они широко используются в ежемесячных финансовых отчетах университета, которые доступны для каждого фонда. Эти отчеты отражают расходы USO, а также ежемесячный доход.

    • 20102 ‐ Принадлежности ‐ Общая эксплуатация

    • 20169 ‐ Вознаграждения ‐ лица, не являющиеся сотрудниками (включая денежные средства, их эквиваленты и предметы значительной ценности) (требуется идентификационный номер получателя)

    • 20200 ‐ Незначительное оборудование 

    • 24101- Аренда оборудования 

    • 24199- Разное. Аренда 

    • 24505 ‐ Плата за производительность

    • 24599 – Услуги – Другие специалисты 

    • 24606 ‐ Услуги ‐ Печать и издательское дело

    • 24612 – Услуги – реклама/реклама/связи с общественностью 

    • 28601 ‐ Плата за регистрацию на конференцию 

    • 28612 ‐ Принимающая группа и гости 

    • 28613 – Связи с общественностью или сбор средств 

    • 28901 – Взносы и членство – связанные с программой 

    Контролер может по своему усмотрению обновлять коды счетов по мере необходимости, чтобы привести их в соответствие с надлежащим кодированием расходов. USO будет уведомлен, когда код счета будет изменен с необлагаемого на налогооблагаемый. SOA может уведомить USO в других случаях, если это необходимо для справки USO.

    Награды и призы

    Награды и призы, приобретенные через фонд USO, могут подлежать налоговой отчетности. USO несет ответственность за предоставление имени получателя, идентификационного номера и суммы вознаграждения при заполнении запроса на оплату потраченных средств. Платежи и/или возмещения не могут быть произведены без этой информации.

    Запрос на финансирование

    Чтобы средства OSU или Foundation были присуждены признанной студенческой организации, запрос на финансирование должен быть сгенерирован с помощью процесса запроса финансирования, доступного в базе данных RSO (Ideal-logic). Запросы на финансирование должны быть инициированы RSO, а перевод средств в фонд USO может занять до десяти рабочих дней после утверждения запроса на финансирование.

    Доступны два типа запросов на финансирование:

    • По усмотрению своего спонсирующего отдела, USO могут подать запрос на годовой или квартальный бюджет для выплаты в свой фонд RSO. Если возможно, этот запрос будет подаваться в рамках ежегодного процесса признания университета и будет иметь ограниченное окно для подачи заявки, определенное Департаментом-спонсором.
    • Любая Признанная студенческая организация может запросить у любого Департамента OSU финансовую поддержку для определенного Мероприятия.

    Оплата услуг

    USO, которые выполняют согласованные услуги для отдела OSU, должны создать счет и отправить его в отдел или программу для оплаты (т. е. выступлений, взносов за участие и уборки) в рамках процесса запроса финансирования. Для получения платежей за услуги от организаций, не входящих в OSU, получателю платежа должен быть представлен счет. Счета-фактуры должны включать следующую информацию:

    • Наименование и контактная информация организации
    • Индекс УСО
    • Дата и описание услуги
    • Общая сумма к оплате

    Сбор средств

    Студенческие организации могут собирать средства различными способами, включая, помимо прочего, членские взносы, мероприятия по сбору средств, пожертвования, взносы на мероприятия и спонсорство. Все собранные средства должны быть переведены в фонд USO. При необходимости USO могут работать с SOA для доступа к информации EIN OSU/Foundation. Доступ требует представления плана деятельности, прежде чем доступ будет рассмотрен.

    Онлайн-ресурсы краудфандинга, такие как GoFundMe, Kickstarter, Fundly, Givebutter, Bonfire, Snowball и 99Pledges, не могут использоваться для перевода средств в фонд USO, а использование USO запрещено. Обратитесь в SOA, чтобы определить, можно ли поддержать усилия по сбору средств через OSU Foundation.

    Розыгрыши и розыгрыши

    Розыгрыши рассматриваются как азартные игры и регулируются Комиссией по азартным играм штата Орегон. USO, которые хотят провести розыгрыш (или любое другое азартное мероприятие), должны немедленно связаться с SOA, чтобы обсудить детали предполагаемого сбора средств и пройти процесс утверждения.

    Пожертвования

    USO имеют право на получение пожертвований (включая подарки в натуральной форме) благодаря своим отношениям с SOA.

    Опубликовано

    в

    от

    admin

    Метки:

    Комментарии

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *