Инструкция и руководство по эксплуатации: Инструкция по эксплуатации, руководство пользователя на русском языке скачать бесплатно и без регистрации на ManualBase.ru

Разработка инструкций и руководств по эксплуатации в Спб

Руководство по эксплуатации – это документ на бумажном носителе или электронное приложение, в котором отражается информация о параметрах и характеристиках изделия, способах его безопасного применения, критериях оценки его текущего состояния и определения необходимости отправки в ремонт, сведения о порядке утилизации товара. Центр «Рос-Тест» поможет разработать его в соответствии с положениями действующего законодательства и спецификой конкретного продукта. Узнайте больше об услуге в ходе бесплатных консультаций менеджеров центра.

Для каких целей компании и ИП составляют РЭ?

Разработка руководства по эксплуатации (его другие названия – инструкция, руководство пользователя) проводится фирмами и ИП с целью соблюдения требований следующих технических регламентов ЕАЭС:

• 004/2011 – устанавливает стандарты качества и безопасности низковольтного оборудования бытового и промышленного назначения;
• 010/2011 – посвящен безопасности промышленных машин и механизмов;
• 012/2011 – определяет стандарты качества устройств, которые функционируют во взрывоопасных средах.

РЭ – это элемент стандартизованной документации на изделия. Он не подтверждает какие-либо свойства продукции, а дает рекомендации относительно ее безопасного использования, адекватной оценки ее текущего технического состояния. Инструкция требуется предпринимателям для:

• выпуска товаров в продажу на территории Таможенного Союза;
• отправки продукции оптовым заказчикам;
• таможенной очистки грузов на границе ЕАЭС;
• проведения сертификации или декларирования продукции в соответствии с законодательством ЕАЭС.

Согласно требованиям профильных техрегламентов, РЭ оформляется на русском (официальном языке Таможенного Союза) или на языке той страны, в которой планируется реализация партии товара. Компания или ИП вправе прописать требования к форме и содержанию инструкции в технических условиях (ТУ) или стандарте организации (СТО).

Компании могут составить РЭ самостоятельно, если у них в штате имеется сотрудник, который обладает профильными знаниями и опытом. Альтернативный вариант действий – обращение в центр «Рос-Тест».

Правила оформления руководства по эксплуатации

Разработка инструкций и руководств по эксплуатации осуществляется в соответствии с положениями профильных государственных стандартов 2.601-2013 и 2.105-95. Они устанавливают общие требования к оформлению конструкторской документации на изделия. Их нормы сводятся к следующему:

• Форматирование текста для удобства восприятия пользователями: его разделение на абзацы, разделы, нумерация и т.д.
• Указание информации о продукции и ее изготовителе на титульном листе документа.
• Использование точных и исчерпывающих формулировок, которые не допускают двоякого толкования.
• Отказ от разговорной лексики, непонятных сокращений. Применение стандартизованных единиц измерения.
• Использование картинок, чертежей, иллюстраций для лучшего донесения необходимой информации для потребителя.
• Использование только достоверной информации, которая соответствует реальным техническим характеристикам приборов.

Согласно ГОСТ 2.601-2013, инструкция может быть составлена как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Во втором случае компания вправе разместить ее на своем официальном сайте, сделать анимацию для лучшего восприятия информации потребителями. Фирма или ИП вправе объединить в один документ РЭ и технический паспорт изделия.

Узнать стоимость

Какая информация включается в руководство по эксплуатации?

Как правило, в РЭ включаются следующие сведения о товаре:

• наименование, марка, модель;
• сферы применения изделия, функциональность;
• технические параметры и характеристики оборудования;
• правила безопасного монтажа и применения;
• критерии определения аварийных состояний;
• порядок действий в случае выявления поломки;
• срок службы, требования к доставке и хранению прибора;
• правила утилизации.

Точный перечень необходимых разделов в РЭ определяется требованиями профильного технического регламента. Чтобы подробнее узнать о порядке оформления инструкции на продукцию, обратитесь в центр «Рос-Тест». Мы дадим ответы на ваши вопросы в ходе бесплатных консультаций.

Порядок составления РЭ на продукцию

Составление инструкций на товары бытового и промышленного применения в центре «Рос-Тест» проходит по следующему алгоритму:

1. Обращение клиента в ЦС с заявкой. Консультации с экспертами, идентификация товара, согласование цены и сроков дальнейшей работы.
2. Предоставление необходимой документации: свидетельств ИНН и ОГРН, устава компании, подробных данных о продукции, о ее функциональности, технических характеристиках, ТУ или ГОСТ на изделия и иных сведений по запросу экспертов.
3. Получение от работников ЦС «Рос-Тест» проекта документа, составленного с учетом специфики продукции и требований законодательства. Согласование макета и внесение правок (при необходимости).

Поможем составить инструкцию для бытовых и промышленных приборов, которая будет отвечать требованиям профильных техрегламентов и предоставит пользователю всю необходимую информацию о товаре. Узнайте подробнее о порядке нашей работы в ходе бесплатных консультаций с экспертами.

1.4.5. Руководство по эксплуатации и технические руководства

Руководство пользователя (user guide) является техническим
документом, который предназначен для оказания поддержки пользователям
конкретной системы. В этом смысле используется
и слово «мануал» (manual). Даже от самого лучшего программного
обеспечения не будет пользы, если пользователь не умеет его использовать. Вдобавок к руководству пользователя к
совокупности пользовательской документации принадлежат инструкции по сопровождению, руководства по эксплуатации (поддержки
работоспособности), учебные материалы и прочие материалы-руководства
исходя из специфики системы.

Разработчик системы должен давать вместе с системой и руководство
пользователя. Хорошо, если руководство пишет технический специалист (technical writer), у
которого есть опыт в написании таких материалов, но не программист. В маленьких
компаниях обычно такой специалист отсутствует, и эту работу должен делать
администратор (менеджер) или любой другой
член технического персонала.

В руководство
пользователя для облегчения понимания обычно
добавляют скриншоты. Используемый язык
должен быть по возможности простым и подходить целевой группе. Не желательно использовать жаргон, специфические термины должны быть
объяснены.

Руководство
пользователя состоит из следующих составляющих:

• 
  содержит название и пояснения
  авторских прав
• 
  предисловие, которое дает рекомендации по использованию руководства, и
  содержание
• 
  руководство по использованию (наиболее важных) функциональных
  возможностей системы
• 
  раздел пояснения ошибок (troubleshooting), который должен охватывать
  основные проблемы и возможности их преодоления

Часто
добавляется и раздел часто задаваемых
вопросов (FAQ), который в цифровой форме легко хранить и при необходимости дополнять, контактная информация, ссылки на
дополнительные материалы, терминологию и индекс.

Посмотрите,
например, руководство пользователя Google Earthi:

http://earth.google.com/support/bin/static.py?page=guide_toc.cs

Само
руководство должно служить ориентиром в работе конечного пользователя и включать:

• 
  описание входной информации: какую информацию система ожидает от пользователя, каким
  должен быть входной формат данных и
  допустимые пределы значений, как вводить данные (с клавиатуры, файлы данных и т.п.)
  и др.
• 
  описание выходной информации: какой вывод, как его интерпретировать, также в руководстве следует описывать нестандартный вывод, например, сообщения об ошибках и их
  значения и т.д.
• 
  описание функциональности: как систему на самом деле ввести в эксплуатацию, как поступать для достижения той или иной
  цели.

Руководство
пользователя может быть организовано тремя различными способами, которые подходят для различных целевых групп и пользователей с разным уровнем:

• 
  Учебные материалы (tutorial) — пошаговое описание
  типичных свойств (функций). Этот вариант подходит для начинающих для первичного
  ознакомления с программной системой.
• 
  Тематический материал — каждая глава посвящена своей собственной теме,
  содержит, как правило, более подробное описание функциональности по сравнению с
  учебным материалом и посему подходит продвинутым пользователям системы для открытия
  новых возможностей системы.
• 
  Информация, представленная в алфавитном
  порядке,
  необходима опытным пользователям как справочный материал, чтобы освежить знания,
  что-то вспомнить.

Так как руководства в основном создаются в цифровой форме, то это помогает предоставить возможность поиска.

Одним из важнейших условий руководства пользователя
является, однако, то, чтобы оно отражало реальное состояние системы. Часто
возникает ситуация, когда для первой версии системы
создано руководство, но при дальнейшей модернизации
системы руководство остается без изменения (по забывчивости?). Такое неадекватное руководство служит
источником для достаточной
путаницы.

Техническая документация (technical reference document)
представляет собой совокупность документов, используемых
при конструировании или проектировании,
производстве (изготовлении) и использовании технических объектов.

Техническая документация содержит техническое описание программной
системы, в том числе, документы,
которые создаются в процессе разработки. Поскольку в ходе
разработки различные методы рассматривают
созданную документацию несколько по-разному,
то трудно дать однозначное перечисление документов.

В узком смысле под технической
документацией имеются в виду документы, которые
помогают в обслуживании и эксплуатации системы
и быть в ногу со временем (например, как устанавливать обновления). Документ
описывает структуру программной системы (код и список прочих файлов). Возможно
наличие и комментированного исходного кода. Таким образом, часть технической
документации может располагаться внутри самого программного обеспечения. Кроме
того, еще описания структур данных и наиболее сложные алгоритмы. Документация
может включать в себя много рисунков, которые могут, например, быть представлены
при помощи языка моделирования UML. При составлении технической документации могут
помочь специальные генераторы документации. Например, такой генератор способен
собрать прототипы (заголовки) всех находящихся в модуле функций, следующие за прототипами комментарии
и сформировать из этого отдельный документ. И вот имеется
документированный обзор того, что содержит
модуль, и что умеют делать имеющиеся функции.

Описание структуры системы будет полезно и тем, кто ищет ошибки в системе или должны добавить
изменения и новую функциональность.

Как написать инструкцию по эксплуатации: рабочие инструкции

Мы взяли принципы, необходимые для написания инструкции по эксплуатации (и сделали ее великолепной), и применили их к тонкому миру рабочих инструкций для производственной отрасли.

SwipeGuide серьезно относится к разработке учебных материалов. Философия и мыслительный процесс, лежащие в основе , почему руководства по эксплуатации и руководства пользователя эффективны, так же важны, как и их содержание. Слишком часто мы видим, как инструменты доставки знаний терпят неудачу просто из-за плохого дизайна.

Вот почему мы использовали лучшее из рецензируемых академических исследований, чтобы стать авторитетом в области эффективного минималистского учебного дизайна, и представили этот подход некоторым ведущим производителям в мире.

Посетите нашу страницу, посвященную минималистскому дизайну учебных программ, чтобы узнать больше об этом исследовании.

 

Улучшенные руководства по эксплуатации для изменяющейся производственной отрасли.

Мы все ощутили влияние Индустрии 4.0 на обрабатывающую промышленность: более интеллектуальные машины, более широкие возможности подключения и стремительный темп производства и работы в цехах.

Это хорошая новость для компаний, но это также означает, что командам нужны решения для обмена знаниями, которые идут в ногу с быстрым темпом инноваций и производства и обеспечивают связь по всей глобальной цепочке создания стоимости.

Дизайн и структура ваших рабочих инструкций оказывают значительное влияние на производственный процесс. Предоставляя конечным пользователям четкие и конкретные рабочие инструкции, вы можете рассчитывать на повышение эффективности работы, сокращение времени простоя и более эффективные процедуры обучения.

 

Структура и ясность являются ключевыми факторами в инструкциях по эксплуатации.

Эксперты по педагогическому дизайну согласны с тем, что сочетание минимализма и структуры является ключом к:

• Продуктивности
• Понимание
• Обучение

Пользователям нужны минималистичные и ориентированные на действия инструкции, а также инструкции, имеющие определенную структуру. Структура рабочей инструкции должна способствовать правильным действиям, а также позволять пользователю работать в своем собственном темпе, обращаясь к материалу на ходу.

В соответствии с этими принципами мы организовали нашу платформу инструкций следующим образом:

 

 

Каждая рабочая инструкция, созданная на платформе SwipeGuide, соответствует этому формату. Последовательный подход к структуре позволяет нашим клиентам воспроизводить качественные рабочие инструкции с минимальными усилиями. Эта модель является визуальным представлением четырех ключевых компонентов написания руководства для производственного цеха:

• Руководство
• Тема
• Инструкция
• Шаг

Ниже мы рассмотрим эти компоненты более подробно и узнаем, почему они помогают обеспечить реальное обучение и повысить эффективность работы в цеху.

Руководство.

Основным элементом каждой инструкции является «Руководство». Вы можете увидеть руководство как полный бумажный буклет, прилагаемый к продукту, от первой до последней страницы. Он содержит все темы, инструкции и этапы использования конкретного продукта.

 

Инструкция.

Руководство состоит из нескольких инструкций, предназначенных для перевода задачи из исходного состояния в желаемое. Рабочая инструкция Multipacker OCME состоит из ряда отдельных инструкций, продемонстрированных выше, в том числе:

• Подготовка машины
• Подготовить разделитель
• Безопасность превыше всего

Каждая из этих инструкций содержит определенное количество шагов, предназначенных для описания отдельных дискретных действий.

 

Шаги — это подробные описания в инструкциях. Они показывают пользователю пошаговый процесс выполнения той или иной задачи. В каждой инструкции есть четкая цель, и поэтому описание цели всегда должно быть ориентированным на задачу и по существу. В качестве примера возьмем инструкцию «Подготовить машину» в инструкции по работе с мультиупаковщиком ОСМЕ.

Пользователь следует этим шагам, пролистывая инструкции на мобильном устройстве или компьютере.

Каждый шаг должен состоять из четкого наглядного изображения (статическое изображение или короткий gif), подкрепленного четким предложением, сосредоточенным на задаче.

• Для максимального уровня обучаемости и ясности задачи должны быть описаны в активном настоящем времени (установить, нажать, нажать, выполнить).
• Избегайте длинных многословных предложений, и мы рекомендуем разбивать задачи на две или более подзадачи, когда пользователю необходимо выполнить несколько действий.
• Чтобы ваши инструкции были эффективными, рекомендуется выполнить не более 10-12 шагов.
• Если вы хотите, чтобы пользователи запомнили задачу, ограничьте информацию максимум 5-7 шагами.

Ошибки могут иметь катастрофические последствия на производстве. Теория педагогического дизайна учит нас, что лучшее место для предотвращения (и исправления) ошибок — это сами рабочие инструкции. Дополнительную информацию о конкретном шаге можно указать с помощью четырех значков — на основе теории отображения информации:

 

1. Предупреждение:

Предупредите операторов о потенциальных угрозах безопасности и задачах, связанных с ошибками. Используйте аналитику, чтобы помочь выявить проблемные области в ваших производственных рабочих процессах.

 

2. Совет:

Предоставьте более подробное описание с дополнительной информацией о том, как выполнить шаг.

 

3. Альтернативный маршрут:

Альтернативный способ выполнения той же задачи с тем же результатом. Чтобы проиллюстрировать это, мы включили пример из популярного потребительского продукта ниже.

 

4.

Исправления:

Ошибки случаются. Когда они это сделают, важно, чтобы они были исправлены быстро и эффективно. Исправления направляют пользователей к самому простому потенциальному решению вероятной ошибки.

 

 

Заключение.

По мнению специалистов по минималистскому дизайну инструкций, рабочие инструкции в цеху должны быть построены так же, как вы могли бы написать инструкцию по эксплуатации блендера. Продукт и задача могут меняться, но человеческий мозг нуждается в определенном наборе параметров, чтобы способствовать эффективному обучению и действию.

Следуйте этим простым шагам при создании цифровых рабочих инструкций:

• Структурируйте свои рабочие инструкции в виде четкой пошаговой иерархии инструкций
• (руководство — тема — инструкция — шаг).
• Используйте активный тон при написании инструкций.
• Говорите коротко и по делу.
• Используйте четкое изображение для иллюстрации шага.
• Разделите задачу на несколько подзадач.
• Выделяйте всю дополнительную информацию в значках (предупреждения — подсказки — альтернативные маршруты — исправления ошибок).
• Поделитесь им со своими конечными пользователями в цифровом виде.

Для получения дополнительной информации о том, как создавать отличные минималистичные рабочие инструкции, посетите нашу страницу по этой теме здесь.

Как создать руководство по эксплуатации для вашего бизнеса (и избежать ядерной войны) | Process Street

Наличие руководства по эксплуатации может показаться не слишком привлекательным, но предотвращение аварий, вызванных человеческими ошибками и неправильными процессами, может спасти ваш бизнес и даже (в экстремальных обстоятельствах) миллионы жизней.

Если вы когда-нибудь видели доктора Стрейнджлава, то знаете, что это смешно. У вас есть сумасшедший ученый, пилот-ковбой, едущий на падающей бомбе, и ядерная катастрофа, вызванная серией раздутых человеческих (и механических) ошибок.

Тем не менее, несмотря на критику за нереалистичность, в то время человеческая ошибка вполне могла стать причиной Третьей мировой войны. Черт, человеческая ошибка уже вызвала самую страшную ядерную аварию на сегодняшний день.

“ Идеальный шторм из 6 человеческих ошибок, кульминацией которого стало то, что персонал решил, что можно отключить систему аварийного охлаждения, привел к чернобыльской катастрофе, которая стоила 720 миллиардов долларов с поправкой на инфляцию, 30 смертей и чрезвычайное количество небезопасной радиации. ” — Бен Брэндалл, Как процессы защищают ваш бизнес от сбоев и сбоев

По правде говоря, единственный способ предотвратить такие ошибки — это документировать рабочие процессы и процессы, и единственный способ убедиться, что ваши сотрудники знают, что они делают. нужно сделать, как это сделать и иметь ресурсы для этого, чтобы создать собственное руководство по эксплуатации.

В этой статье Process Street мы рассмотрим:

• Что такое руководство по эксплуатации?
• Почему важно иметь руководство по эксплуатации?
• Что включить в руководство по эксплуатации
• Как создать руководство по эксплуатации

Что такое руководство по эксплуатации?

Руководство по эксплуатации — это основа вашей компании, энциклопедия вашего бизнеса. Ваше руководство для сотрудников может познакомить вашу команду с вашей миссией, различными политиками (льготы, отпуск, безопасность) и культурой, но руководство по эксплуатации покажет им, как выполнять свою работу, и даст им все необходимое для этого.

Обычно руководство представляет собой книгу или папку с распечатанными документами, содержащими все ваши стандартные операционные процедуры (СОП), вашу иерархию, контактные данные и аварийные процедуры. Всякий раз, когда сотруднику нужно знать, как что-то делать, он может найти это в руководстве.

Представьте себе руководство к машине. В нем вам расскажут, что за модель, какое давление в шинах должно быть и еще множество других полезных фактов, которые важно знать, но не обязательно запоминать наизусть. Руководство по эксплуатации — это именно то, что нужно, но для вашей компании.

Это способ убедиться, что ваша команда может надежно и эффективно выполнять свои задачи со стабильными результатами. Человеческая ошибка сведена к минимуму, и все точно знают, что им нужно делать, от кого они могут ждать и кто может ждать от них результатов.

Почему важно иметь руководство по эксплуатации?

Чтобы написать предложение по оптимизации операций, вам необходимо заранее тщательно проанализировать свои бизнес-процессы.

Вспомните, когда вы или член вашей команды в последний раз должны были выполнить задание, но не знали, как это сделать. По всей вероятности, задание было выполнено только после того, как мы выяснили, как его выполнить (и потратив на это время), или помешали кому-то еще, чтобы заставить его объяснить.

С руководством по эксплуатации вы избежите всех этих хлопот и просто приступите к тому, что вам нужно сделать, что позволит вам максимально использовать свое время, а не работать вполсилы. Думайте об этом как о базе знаний сотрудников — месте, куда любой может обратиться, когда у него есть вопрос или ему нужно что-то объяснить, вместо того, чтобы беспокоить кого-то еще.

Процессы четко задокументированы

Одним из самых больших преимуществ наличия руководства по эксплуатации является то, что оно заставляет вас иметь полностью документированные процессы для каждой задачи, которую вы выполняете более одного раза. Это может показаться сложной задачей, но долгосрочные преимущества их наличия огромны.

Помимо повышения вашей эффективности и выявления проблем в ваших текущих процессах, согласованность, которой достигает ваш бизнес, лежит в основе того, почему процессы важны. Имея метод, который можно идеально выполнять раз за разом, вы стандартизируете свою бизнес-модель, упрощая поиск проблем и их устранение.

Последовательные операции улучшают масштабируемость бизнеса

Без последовательной и надежной бизнес-модели практически невозможно масштабировать ваш бизнес. Имея руководство по эксплуатации для хранения ваших СОП и важных внутренних данных, вы можете легко нанимать новых сотрудников и определять факторы, ограничивающие ваши возможности масштабирования.

Не только это, но и наличие документированных процессов в первую очередь означает, что ваша операция выполняется с меньшими потерями времени и денег, что позволяет быстро расширяться.

Если документирование всех ваших процессов кажется сложной задачей, не бойтесь. Наш контрольный список библиотеки процессов проведет вас через каждый шаг создания вашей новой библиотеки и гарантирует, что все будет четким, последовательным и организованным.

⬇️📝 Нажмите здесь для предварительного просмотра рабочего процесса контрольного списка библиотеки процессов

Рабочий процесс контрольного списка библиотеки

Щелкните здесь, чтобы открыть рабочий процесс контрольного списка библиотеки процессов на новой вкладке!

Каждый несет ответственность

Основная часть сокращения человеческого фактора заключается в привлечении каждого к ответственности за свои действия. Детализируя иерархию компании, должностные инструкции и стороны, участвующие в данной задаче, вы фактически заставляете всех нести ответственность за то, что им нужно делать, и с кем им нужно поговорить, если возникнет проблема.

Другими словами, никто не может спорить (с кем-то другим или самим собой), что задание или обязанность не входит в его обязанности, а тот факт, что любой может получить доступ к руководству по эксплуатации, означает, что все остальные тоже об этом узнают. Знание того, что все остальные знают, за что вы отвечаете, является отличным мотиватором, поэтому производительность вашей команды также должна возрасти.

Важные ресурсы и процессы централизованы

Вы можете задокументировать свои процессы, иерархию, должностные инструкции, аварийные процедуры и многое другое без создания руководства по эксплуатации. В конце концов, только когда они собраны в одном месте, они превращаются из случайных файлов в связный документ.

Однако, централизуя всю эту информацию, вы гарантируете, что все доступно для всех, кому нужен доступ в любое время. Нет сомнений в том, является ли процесс, которым вы следуете, самой последней версией, потому что все всегда актуально и хранится в руководстве.

Правда, это будет зависеть от формата вашего руководства. Физический файл (книга или папка) должен иметь перепечатанные элементы с исправлениями или, возможно, даже полное переиздание, чтобы избежать длинных и запутанных приложений. Цифровые руководства по эксплуатации не имеют такой проблемы, что дает им преимущество перед физическими копиями.

Что включить в руководство по эксплуатации

Как и в случае с руководством для сотрудников, здесь задача состоит в том, чтобы включить в руководство по эксплуатации достаточно подробностей, чтобы оно служило исчерпывающей базой знаний для вашей команды, но не настолько, чтобы утомить их до самоуспокоенности.

Если вы будете вдаваться в ненужные детали, они либо захотят пропустить инструкции, либо оставят их в еще большем замешательстве, чем в начале, что сделает все это бессмысленным. Однако недостаточно подробностей, и у вашей команды не будет достаточно информации для правильного и последовательного выполнения задачи.

Для этого вам необходимо включить разделы для:

• Иерархия компании
• Должностные инструкции
• Контактная информация
• Задокументированные процессы
• Аварийные процедуры

Чтобы дать вам лучшее представление, я рассмотрю каждый из этих разделов по очереди.

⬇️📝 Нажмите здесь для предварительного просмотра Контрольного списка для написания руководства по эксплуатации

Контрольного списка для написания руководства по эксплуатации

Щелкните здесь, чтобы открыть контрольный список для написания руководства по эксплуатации в новой вкладке!

Иерархия компании

Здесь вам нужно объяснить структуру вашей компании, что-то вроде «генеалогического древа» того, кто кому подчиняется. Здесь нечего объяснять с точки зрения содержания (поскольку оно будет сильно различаться в зависимости от вашего размера и макета), но у вас есть несколько вариантов того, как его представить.

Например, вы можете создать текстовый документ и использовать подзаголовки для разделения различных команд с кратким описанием того, кто кому подчиняется. Я бы порекомендовал вместо этого использовать наглядную блок-схему, так как все, что вам действительно нужно показать здесь, — это порядок вещей, а по одной диаграмме гораздо легче следовать, чем по длинному документу.

Старайтесь уделять больше внимания должностям, а не конкретным людям (например, управляющему директору), так как тогда вам не придется возвращаться и вносить изменения всякий раз, когда вы нанимаете кого-то нового или кто-то меняет должность.

Должностные инструкции

Если иерархия компании представляет собой сканируемую диаграмму, ваш список должностных инструкций является подкрепляющей информацией. Хотя это и не обязательно должностных инструкций (хотя не стесняйтесь их использовать), здесь вы должны пройтись по каждой роли в вашем бизнесе и указать их обязанности, навыки, кому они подчиняются и кто отвечает им.

Другими словами, дайте более подробное описание должности, но оставьте ее в контексте иерархии. Таким образом, если кто-то не уверен, к кому обратиться по конкретному вопросу (или хочет сотрудничать над конкретной задачей), он может просмотреть иерархию, чтобы понять, к кому обратиться, а затем подтвердить это с помощью описания работы.

Если вам нужна помощь, ознакомьтесь с нашим постом о том, как написать описание работы.

Контактная информация

Здесь вам необходимо предоставить контактную информацию для всех сотрудников вашей компании, а также для тех, кто находится в тесном контакте. Легкий.

Вы можете объединить эту часть руководства по эксплуатации с разделом должностных инструкций, если хотите иметь более компактный документ, но наличие отдельного списка контактов может упростить просмотр и немедленно получить правильную информацию .

Задокументированные процессы

Задокументированные процессы будут самым большим разделом вашего руководства по эксплуатации, особенно по мере роста вашей компании. Хитрость заключается в том, чтобы записывать их всеобъемлющим, но простым для понимания образом.

Независимо от того, используете ли вы текстовый процессор или лучшее программное обеспечение для документирования процесса, в идеале у вас должен быть набор шаблонов контрольных списков, которые содержат основные инструкции для выполнения различных распространенных задач. Их лучше разделить на категории (например, «учетные процессы» или «контрольный список редактирования»), поскольку вы должны документировать все, что вам нужно сделать более одного раза, чтобы убедиться, что у вас есть последовательный подход к этому.

Аварийные процедуры

Наконец, все аварийные процедуры также должны храниться в руководстве по эксплуатации. «Чрезвычайная ситуация» может означать что угодно, от нарушения безопасности сервера до пожара на месте. Если это возможно и может привести к ущербу для вашей компании, продукта и/или персонала, по крайней мере, примите это к сведению и разработайте процедуру для решения этой проблемы.

Вам не нужно охватывать все возможные ситуации, а только наиболее вероятные, и предлагать лучший способ ограничить ущерб.

Как составить руководство по эксплуатации

Итак, вы знаете, что нужно включить в руководство по эксплуатации, но теперь вам нужно знать, как его создать. Здесь не так много слов, но чтобы кратко рассказать об этом, вам нужно:

• Выберите платформу для своего руководства
• Планирование согласованного макета
• Создать руководство
• Улучшите любые процессы, которые вы можете

Выберите платформу для своего руководства

Во-первых, вам нужно выбрать, как вы собираетесь создавать свое руководство по эксплуатации. Вы можете использовать текстовый процессор для создания и распечатки физических копий, а затем сохранить их в файле, но с этим есть пара проблем.

Распечатка физического руководства по эксплуатации означает, что любые внесенные вами изменения должны быть добавлены в приложение или вам придется полностью перепечатать документ. Использование приложения может быстро затруднить использование вашего руководства, потому что вместо того, чтобы быть окончательным источником для ваших сотрудников, вы передаете им запутанный беспорядок дополнений к устаревшему процессу.

Необходимость распечатывать совершенно новое руководство (или хотя бы главу из него) каждый раз, когда вы его обновляете, так же плохо. Если вы не печатаете только по одной копии за раз, будет сложно отозвать каждую существующую копию и заменить их, оставляя достаточно места для человеческой ошибки, чтобы вернуться с устаревшим руководством.

Вместо этого попробуйте использовать Process Street в качестве программного обеспечения bpm. Создав свой собственный шаблон или используя один из наших готовых элементов, вы можете документировать свои процессы, чтобы запускать их как полезные, действенные и отслеживаемые рабочие процессы. Кроме того, все, что вы создаете, имеет переменные разрешения, чтобы разрешить доступ только тем, кто в этом нуждается, защищая вашу конфиденциальную информацию.

Не только это, но и центральное расположение ваших процессов означает, что вы можете получить к ним доступ, когда у вас есть подключение к Интернету. если вы на самом деле хотите иметь физическую копию своих процессов для раздачи, вы также можете распечатать их из Process Street, лишив тем самым одно преимущество, которое может иметь такая программа, как Word.

Зарегистрируйте бесплатную учетную запись сегодня, нажав здесь.

Установите согласованный макет

Настройка макета для вашего руководства во многом зависит от платформы, которую вы используете для его создания, но самое главное, чтобы он был единым для всего документа.

Если вы используете текстовый процессор, вам нужно разобраться с такими простыми аспектами, как шрифт, который вы будете использовать, как вы будете разделять каждый раздел, будете ли вы включать изображения или скриншоты, счетчик страниц , и так далее.

Между тем, если вы используете Process Street, вы можете управлять своим руководством по эксплуатации, создав папку, а затем организовав свои процессы в подпапки. После этого процессы могут быть связаны между собой, а ссылки на запуск рабочих процессов можно вставлять в любое место, чтобы вы могли легко запускать контрольные списки, независимо от того, что вы делаете в Интернете.

Кроме того, функция Pages обеспечивает совершенно новый уровень функциональности. Страницы — это, по сути, ваше следующее любимое бесплатное программное обеспечение базы знаний. В отличие от традиционного файла Word, страницы действуют как живые документы — это означает, что вы можете обновлять их, когда вам нужно, и изменения будут немедленно применены ко всем и везде.

В сочетании с динамическими рабочими процессами Process Street вы можете создать мощную библиотеку основных операций, которая станет единым источником достоверной информации для всей вашей компании.

Примечание о страницах и рабочих процессах:
Рабочие процессы — это действенные процессы, которые можно запускать в нескольких версиях, назначать своей команде, отслеживать ход выполнения и создавать отчеты. Подумайте о процессе адаптации, аудите и любом другом процессе, который вы выполняете на регулярной основе.

Страницы — это хранилище знаний вашей команды для таких документов, как заявление о миссии вашей компании или руководство по стилю маркетинга. Страницы бесплатны навсегда, независимо от того, какая у вас учетная запись Process Street (рабочие процессы ограничены 5 для учетной записи freemium).

Создайте свое руководство

После того, как вы формализовали макет руководства по эксплуатации, пришло время его создать. Просмотрите элементы, упомянутые выше (иерархия, должностные инструкции, процессы и т. д.), и задокументируйте каждый из них по очереди.

В идеале, вы хотите сделать это, работая с остальной частью вашей команды или, по крайней мере, с менеджерами ваших различных отделов. Таким образом, каждый, кто будет использовать руководство, будет участвовать в его создании и с большей вероятностью будет способствовать его регулярному использованию. Кроме того, наличие людей, более опытных, чем вы, которые помогут вам документировать ваши процессы, означает, что они с гораздо большей вероятностью представят, как на самом деле выполняется задача.

Вы также можете использовать наш рабочий процесс «Шаблон руководства по эксплуатации», чтобы структурировать новое руководство по эксплуатации.

⬇️📝 Нажмите здесь для предварительного просмотра рабочего процесса шаблона руководства по эксплуатации

рабочего процесса шаблона руководства по эксплуатации

Нажмите здесь, чтобы открыть рабочий процесс шаблона руководства по эксплуатации в новой вкладке!

Говоря об этом, после того, как вы впервые задокументировали свои процессы, вы захотите немного улучшить процессы и посмотреть, можно ли что-то изменить, чтобы сделать их лучше. Всегда есть что-то, что вы можете сделать, чтобы повысить свою эффективность и согласованность, будь то использование лучшего программного обеспечения или решение проблемы другим способом.

К счастью, у нас есть несколько рабочих процессов для этого:

⬇️📝 Нажмите здесь для предварительного просмотра процесса оптимизации рабочего процесса процесса

процесса оптимизации рабочего процесса процесса

Нажмите здесь, чтобы открыть процесс оптимизации рабочего процесса на новой вкладке!

⬇️📝 Нажмите здесь, чтобы ознакомиться с Процедурой внутреннего аудита рабочего процесса Руководства по эксплуатации

Процедура внутреннего аудита рабочего процесса Руководства по эксплуатации

Щелкните здесь, чтобы открыть процедуру внутреннего аудита рабочего процесса руководства по эксплуатации на новой вкладке!

Не позволяйте вашему руководству по эксплуатации утомить вашу команду до смерти

Главный грех, который я увидел, прочесывая Google в поисках полезных руководств по эксплуатации, заключается в том, что все скучно до такой степени, что бесполезно.